書類が溜まる仕組みと、書類が入ってきても溜らない為の５つの習慣について解説

大阪のご遺品整理・生前整理を行うナナフクです。

ブログをご覧いただきありがとうございます。

書類の片付けでお困りの方はとても多いです。

気付いたら書類の山が出来ていた！なんて話はよく耳にします。

「書類を制する者は片付けを制する！」と断言する整理収納のプロの方がいますが、それはあながち大袈裟な話ではありません。

何故なら、書類は自分で増やそうと思わなくても「勝手に増えるもの」だからです。

衣類や靴やバッグや文房具等は買ったりプレゼントされたりしない限り増えません。

しかし、書類に関しては、知らない間にこっそりやってきて、こっそり留まり、気づくと大変な量になっていたりする厄介なモノなのです。

このように厄介な書類がどうして増えるのか？

その仕組みについて、そして増やさない為の工夫についえ解説したいと思います。

 

書類はこっそり増えます。

では、どうやってこっそりやってくるのでしょうか？

例えばポストの中に誰かが勝手にチラシを投入します。

生命保険や銀行からの案内の封書もよく届きますよね。

何となく大事な書類だと思って、何となく捨てずにいる人が多いのではないでしょうか？

受け取った時に、すぐに判断できる人は少ないようです。

だから溜まります。

 

電化製品を買った時には、説明書等の書類があります。

取り扱い説明書を立派なファイルに保管している方をよく見かけますが、そのほとんどは全く見る機会はなく、ファイルしているだけで安心してしまっている方ばかりです。

保管するのが悪い訳ではないですが、保管する手間とスペースと、その後もずっと管理し続ける大変さを考えると、果てして全部を保管するのが正しいのかどうか、と言う考え方に行き着きます。

 

子どもさんがいる家庭でしたら、毎日のように持ち帰るプリント類。

最近はアプリで発信する学校もあるようですので、昔よりは減ったのかも知れませんが、保護者へのプリントや生徒へのプリント、様々な種類の書類があっという間に溜まります。

学校だけではなく、習い事や塾通いがあれば更にどんどん増えます。

特に塾関係のプリントやノートや資料はものすごい勢いで増えます。

 

書類をなるべく増やさない為の取り組み方があります。

ズバリそれは「最初が肝心」になります。

家の中に入ってきた時に、素早く判断する習慣がついていたら一気に増えるのを防ぐ効果があります。

 

例えば帰宅した時にポストの中に封書やらカタログやらがあったとします。

書類が溜まる人の取り組み方は「取り合えずはそのまま持ち込み、そのままにしておく」のです。

後でゆっくり見ようと思って、きっと大切なモノだろうと思って取っておくのです。

でもそれが一週間、二週間と経つにつれてどこかに書類の山が出来ます。

あとで「ゆっくり」見ようとしても、その「ゆっくり」する時間がなかなか取れないのです。

そんな場合、どのような習慣があれば増やさずに管理が出来るのでしょうか。

 

書類の入り口で仕分ける為の習慣には大きく分けてこの５つの取り組み方があります。

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すぐに処分する習慣

封筒を開けて中身を確認したらすぐに処分する。

必要な内容が書いてある最低限の情報だけを抜き取ってあとは処分します。

携帯のスマホで大事な部分だけ写メをして処分します。

子ども関係のプリントも一度目を通したら、手帳か何かに重要な内容をメモしたら処分します。

紙ベースとしてずっと残しておく必要があるのかどうかの判断をすぐにつける癖があると、初期の段階の書類は増えにくくなります。

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処理が終わったら処分する習慣

すぐには処分出来ないけれど、用が済むまでは置いておきたい書類があると思います。

例えば、何か買い物をした時に支払う請求書が届いたならば、支払いが終ったら通知書を処分する。

支払った事の証明として残す必要があるなら、支払い書だけの最低限の情報を残してそれに付随した物は処分します。

銀行や保険や年金などの支払いも同じようにして、支払いが終わったら通知書を処分します。

期限がある書類は、ファイルに入れて保管をすると忘れやすくなりますし、支払い等の対応が遅れるのもよくないです。

一時的によく目につくように冷蔵庫にマグネットで貼っておくとか、いつも座る場所があるなら、そのすぐ近くに「急ぎ」とか「早く処理」等と書いたボックスやカゴに入れてさっさと処理をする習慣をつけておきましょう。

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新しくなったら更新する習慣

継続的に関わっている内容で一年に一度内容のお知らせや書類が私達にはよく届きます。

生命保険に加入していれば、生命保険の内容確認の書類が届きます。

このように同じグループの書類が定期的に届くならば、新しい物が届いたら古い物は処分します。

間違っても、古い物をそのままにしてそこに新しい物を次々に足していくようなことは止めましょう。

本当に必要な時がやって来た時に、どれが最新なのか探すのに時間がかかるからです。

新しい書類が届いたら古い物は処分して更新して、なるべく増やさない習慣を持ちましょう。

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長期的に保管する書類に対する習慣

長期的に保管したい書類にも種類があります。

まず絶対に保管しておかないといけない重用書類とたまには見直しつつ長期的に保管したい書類の２種です。

 

重要書類に含まれるのは、家や土地の権利証、生命保険や金融機関の証書など。

それらは、大事な場所にキチンと保管するのが望ましいです。

もし内容に変更があった場合には、もちろん新しい情報を残して、処分出来る内容は早めに処分しておきましょう。

 

見直しつつ長期的に保管する書類にはどんな物があるでしょう。

それは確定申告に関する書類、家電等の取り扱い説明書、仕事関係の書類等があります。確定申告や納税に関する書類は永遠に保管する必要はありませんが、かといって終わったらすぐに処分も出来ない部類になります。

よく言われているのは７年間の保管をしておけば大丈夫だそうです。

地域による差もありますし、もし担当してもらっている税理士の先生がいるならば確認をした上で保管しましょう。

もし７年の保管だとしたら、８年以上に経過した物は処分していきましょう。

家電の取り扱い説明書も見直しつつ保管するのが望ましいです。

よく見かけるのは、きちんとファイリングしてあっても全く役に立っていないケース。

ファイルをする前に考えましょう。

すぐに処分できるのか？

ある程度の使用方法が分かれば用はなくなるので処分出来るのか？

説明書の一部分だけ残せばいいのか？

最初にそこまでの判断をしてから対処する習慣があれば、少ない保管で済みます。

仕事に関する書類も、一年に一度とか数年に一度でもいいので見直しつつ保管するのが望ましいです。

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思い出として残す習慣

書類の中には「使うか使わないか」「役に立つか立たないか」の判断では決められない書類があります。

それは想い出として残しておきたい物です。

もう必要はないけれど、頑張った証として、記念として残しておきたい、何かの証拠として残しておきたい、子育ての想い出として残しておきたい等。

そのようなカテゴリーの書類もあると思います。

そのような物は長期的な保管になると思いますが注意点があります。

それは「思い出として別の場所に保管」することです。

日常的な書類と一緒だと、何かの拍子に一緒に処分してしまったり、その他大勢の書類に紛れてしまって見失ってしまったりします。

そうならない為にも、大切な書類は「特別扱い」をしてキチンと別の場所で大切に保管をしましょう。

まとめ

さて、ここまで書類についての５つの習慣について解説しましたが如何だったでしょうか。

何か一つでもいいので習慣を取り入れてあっという間に増えて困る書類に対処してみてください。

一番よくないのは、「何も考えずにずっとそのまま放置」することですので、それだけは避けて下さい。

 

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